Distribuzione prodotti



Sales force automation

Il sistema si rivolge a tutte quelle aziende che, distribuendo prodotti attraverso agenti di vendita mono o pluri-mandatari, vogliano usufruire di un sistema completo che le assista nella formulazione delle offerte, e nel contempo renda più efficace il processo di acquisizione ordini presso i punti vendita. Tali aziende possono così disporre di uno strumento che:

  • Consenta di applicare in modo mirato le proprie politiche commerciali
  • Garantisca il rispetto delle regole derivanti dalle politiche commerciali stesse
  • Offra alla field force uno strumento operativo semplice nell'uso, completo nelle funzionalità e rapido nella sincronizzazione dei dati con la sede dell'azienda
  • Informi costantemente i responsabili dell’azienda sull’andamento delle vendite

Tale sistema, che opera estraendo dati dall'ERP del cliente e restituendo allo stesso le informazioni sugli ordini e sui clienti acquisite dall'agente di vendita, è composto da:


  • Un'applicazione back office, che oltre a gestire i flussi di dati tra l'ERP del cliente, il backoffice e l'app distribuita alla forza di vendita, consente di definire le politiche commerciali, impostare le informazioni relative ai clienti, le condizioni commerciali e quant'altro necessario per la presa d'ordine.
  • Un'applicazione mobile distribuita alla forza di vendita, che consente agli agenti di svolgere tutte le attività finalizzate alla presa dell'ordine.

Applicazione back office

Principali componenti del sistema Sales force automation

Fig. 5- Principali componenti, flussi e funzionalità

L'applicazione offre le seguenti funzionalità:

  • Definizione delle politiche commerciali;
  • Predisposizione delle informazioni di competenza del singolo agente – anagrafica clienti, prodotti, condizioni commerciali, storico delle vendite, materiale illustrativo in formato digitale (depliant, video, foto, testi, brochure di prodotti o di brand, campagne promozionali particolari, ecc.)
  • Gestione della sincronizzazione tra il back office ed i dispositivi mobile per la spedizione dei dati di competenza del singolo agente e la ricezione degli ordini e di quanto raccolto sul punto vendita (materiale di merchandising quali foto, ecc.)
  • Validazione automatica degli ordini
  • Messa in quarantena degli ordini appartenenti a clienti che hanno esaurito l’eventuale fido concesso o inseriti in una blacklist
  • Aggiornamento di ordini particolari su segnalazione dell’agente
  • Produzione di statistiche sulle vendite in funzione delle politiche commerciali attivate, per area, per agente, per prodotto, per brand, ecc.

Applicazione mobile

L'applicazione distribuita alla forza di vendita offre le seguenti funzionalità:
  • Individuazione del cliente e dei prodotti da proporre attraverso analisi sia su base tabellare che su base territoriale
  • Attività presso il punto vendita consistente nella presentazione del materiale illustrativo predisposto dalla sede in formato digitale e nella registrazione delle quantità di prodotti in ordine
  • Perfezionamento dell’ordine con l'eventuale precisazione degli sconti e delle modalità di pagamento da applicare; in questa fase l'applicazione controlla che le condizioni di vendita rispettino le politiche commerciali
  • Invio immediato di una mail al cliente contenente l’ordine completo di tutte le righe di prodotti appena inserito
  • Sincronizzazione in tempo reale o in differita del proprio dispositivo con la sede centrale per l’nvio degli ordini e dell'eventuale materiale di merchandising raccolto e con la ricezione di eventuali aggiornamenti delle anagrafiche e degli storici dal sistema centrale

Esempio della pagina di perfezionamento dell'ordine

Fig. 6 - Esempio relativo alla pagina di perfezionamento dell'ordine

In fig. 6 si riporta, a titolo di esempio, una pagina di perfezionamento dell'ordine. In tale pagina l'agente, dopo aver inserito in modo immediato il proprio ordine, può rivedere ed eventualmente variare le condizioni di vendita. Sarà compito della app controllare le eventuali variazioni apportate e comunicare l'esito del controllo tramite le 'bandierine' di colore verde o rosso.



Provvigioni agenti di vendita

L’obiettivo della soluzione consiste nella gestione degli aspetti relativi all'intero ciclo di attribuzione delle provvigioni alla forza vendita, dalla determinazione dei parametri che fissano le aliquote di spettanza derivanti dalle vendite, fino agli aspetti contributivi.

Il sistema quindi gestisce tutte le fasi di produzione della retribuzione dell'agente, dal calcolo delle provvigioni maturate sugli importi relativi alle vendite effettuate dal singolo agente, fino alla generazione delle fatture in conto agente che lo stesso presenterà alla azienda nonché ai relativi adempimenti fiscali.
I criteri di determinazione della provvigione sono estremamente raffinati e consentono di attribuire le provvigioni anche attraverso le quote geografiche.


L’architettura della soluzione esposta è perfettamente integrata con il sistema gestionale SAP per cui le interfacce previste consentono di interagire con i moduli principali quali quello delle vendite (Sales Distribution). Il sistema, in linea con gli standard SAP, è in grado di gestire più società e più valute.

Funzionalità

Le principali funzioni offerte sono raggruppate nelle seguenti aree:

Area commerciale

  • Gestione Agenti
  • Gestione Contratti
  • Determinazione base di calcolo
  • Determinazione provvigioni

Area amministrativa

  • Calcolo versamenti ENASARCO / FIRR
  • Comunicazione versamenti ENASARCO
  • Calcolo ritenute acconto / IVA
  • Calcolo indennità clientela / FIRR
  • Calcolo liquidazione fine rapporto
  • Contabilizzazione fatture

Area statistiche

  • Fatture in conto agente
  • Estratti conto
  • Moduli approvativi
  • Accantonamenti


Gestione reclami

L'obiettivo della soluzione è quello di fornire uno strumento che, attraverso la registrazione delle informazioni relativi ai claim, consenta di effettuare analisi mirate al fine di ottimizzare i vari processi, dal packaging alla distribuzione.
La soluzione offerta consente, attraverso l'utilizzo di semplici funzioni nell'uso, di selezionare il cliente interessato, di visualizzare gli ordini emessi da quest'ultimo corredati delle opportune informazioni, di scegliere l'ordine oggetto del claim e di inserire, a fronte di questo, sia i singoli prodotti oggetto del claim sia eventuali altri parametri.



Tipologie Claim Clienti

  • Claim generico
  • Claim di qualità
  • Claim su documento

Entità Claim Clienti

Le entità che caratterizzano i claims sono:

  • Motivo del claim
  • Causa del claim
  • Azioni nell’ambito del claim
  • Soluzioni utilizzate per la risoluzione del claim
  • Causali contabili

Funzionalità Claim Clienti

Le funzioni principali del sistema sono:

  • Ricerca per cliente/fattura/bolla/consegna
  • Duplicazione di un claim
  • Gestione automatizzata dell'invio domande e ricezione risposte dal Field Force
  • Gestione comunicazioni interne tra operatori
  • Possibilità di allegare documenti elettronici
  • Statistiche per operatore/tipologie/carichi di lavoro

Esempio di scheda claim

Fig. 7 - Esempio di scheda claim

A fronte della scelta di motivazione, causa e soluzione possono essere prodotti i seguenti documenti di interesse contabile:

  • Documenti da inviare al deposito delle merci che avvierà la procedura di ritiro della merce (ordini di reso)
  • Documenti da inviare all'ufficio contabile per l'emissione delle note di credito


Approvvigionameto prodotti

Il sistema si pone l’obiettivo di pianificare gli ordini relativi ai prodotti in distribuzione, minimizzando i rischi di incorrere sia in stockout di prodotto che di overstock.
L'algoritmo di simulazione ordini, che costituisce il nucleo centrale dell’intera applicazione, è basato sulle giacenze, le consegne e le previsioni di vendita.
Il modello utilizza alcuni parametri specifici per ciascun prodotto quali lotto minimo di produzione, tempi di consegna del lotto, stima delle quantità necessarie di prodotto nei periodi successivi.
Il risultato della simulazione consiste nel determinare il fabbisogno dei prodotti nel tempo, creando tutte le informazioni necessarie per l'emissione degli ordini di approvvigionamento.


Tra le opzioni offerte è anche possibile forzare il comportamento del modello matematico attraverso le seguenti azioni:

  • Imporre le date di un ordine di approvvigionamento
  • Forzare le quantità di prodotti da ordinare
  • Predeterminare alcuni valori dello stockout futuro
  • Escludere dal calcolo della simulazione le consegne previste